Notes From a Recent Planning Session

La semana pasada nos sentamos con el equipo técnico de una planta de manufactura en Montevideo para revisar cómo estaban organizando sus registros de mantenimiento. Llevaban meses acumulando archivos en carpetas compartidas, con nombres de archivo que solo tenían sentido para quien los había creado. El problema no era la falta de datos, sino la imposibilidad de encontrarlos cuando hacían falta.

Durante la sesión, mapeamos los flujos reales de consulta: quién buscaba qué, con qué frecuencia y desde qué área. El resultado fue una lista corta de patrones repetidos. Los técnicos de campo necesitaban el historial de una máquina específica; el equipo de calidad buscaba informes de inspección por lote; el área de compras quería verificar fechas de garantía de equipos críticos. Ninguno de estos accesos era posible sin preguntarle a alguien que recordara dónde estaba guardado el archivo.

Lo que propusimos no fue una migración completa a un sistema nuevo. Eso habría interrumpido las operaciones durante semanas. En cambio, definimos un esquema de indexación que respeta la estructura actual de carpetas y agrega una capa de metadatos sobre cada documento. La inteligencia artificial de Tomowit lee el contenido, extrae referencias a equipos, fechas y responsables, y construye un índice consultable sin mover un solo archivo de su lugar original.

La parte más interesante de la reunión fue cuando los propios usuarios comenzaron a sugerir etiquetas y criterios de búsqueda que no habíamos considerado. Un supervisor de turno pidió poder filtrar por la persona que realizó la última intervención. El jefe de almacén quería ver qué repuestos estaban asociados a cada orden de trabajo. Esos detalles, que parecen menores, son los que determinan si una herramienta de indexación se usa todos los días o queda abandonada en un menú.

Al final de la sesión teníamos una lista priorizada de campos a indexar y un plan de prueba con un subconjunto de documentos reales. El siguiente paso es validar la precisión del índice contra búsquedas que los técnicos consideran difíciles. Si el resultado es consistente, escalamos al resto de las carpetas del servidor. La lección de la reunión fue clara: la tecnología funciona cuando parte de las preguntas concretas que la gente hace todos los días, no de una idea abstracta de orden.